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  2. Wie kann ich meine Projekte exportieren und teilen?

magicplan Cloud-Miniserie: Workspaces und Teams

In der dritten Ausgabe der magicplan Cloud Mini-Serie geht es um Workspaces und Teams!

Warum machen wir eine Miniserie über die magicplan Cloud?

Bevor wir in das dritte Video über die magicplan Cloud eintauchen, möchten wir Dir kurz erläutern, warum wir dies tun. Die Version 9, die im Juni 2020 veröffentlicht wurde, enthielt viele spannende Updates. Eines dieser spannenden Updates ist die Neugestaltung der magicplan Cloud mit dem Schwerpunkt auf dem Workspace/Team-Management. Nachfolgend findest Du Informationen zum dritten Teil unserer Miniserie, die sich dem Bereich Workspaces und Teams in der magicplan Cloud widmet. Viel Spaß damit!

 

magicplan Cloud: Auswahl des Workspace

Unmittelbar nach der Anmeldung in der Cloud solltest Du als Erstes sicherstellen, dass Du Dich im richtigen Workspace befindest. Dies kannst Du erreichen, indem Du unten links auf dem Bildschirm auf „Profil“ gehst. Dort siehst Du ein Dropdown-Menü, aus dem Du den richtigen Workspace auswählen kannst.

Wichtige Punkte zu beachten

  • Allen Konten bei magicplan wird standardmäßig ein persönlicher Workspace zugewiesen. Im obigen Video ist dieser durch „benjamin.brown“ gekennzeichnet.
  • Im Dropdown-Menü kannst Du „Einen neuen Workspace erstellen“.

Einen neuen Workspace erstellen

Wenn Du die Option „Neuen Workspace erstellen“ aus dem oben beschriebenen Dropdown-Menü auswählst, wirst Du zu einem neuen Bildschirm weitergeleitet, in dem Du aufgefordert wirst, einen „Namen“ für den neuen Workspace einzugeben.

Wenn Du einen Namen eingibst und auf „Erstellen“ klickst, wird Dein neuer Workspace erstellt und Du wirst automatisch dorthin weitergeleitet. Von hier aus kannst Du damit beginnen, ein neues Abonnement abzuschließen oder Teamkollegen Plätze zuzuweisen.

Verwaltung des Workspace

Wenn Du Dich im richtigen Workspace befindest, kannst Du mit der Verwaltung des Bereichs beginnen. Klicke dazu einfach auf die Registerkarte „Mitglieder“ auf der linken Seite des Bildschirms. Auf dieser Registerkarte findest Du zahlreiche Verwaltungsoptionen, die für eine ordnungsgemäße Verwaltung des Workspace unerlässlich sind.

Neue Mitglieder einladen

Angenommen, Du hast bereits ein eigenes Abonnement für diesen Workspace erworben, dann kannst Du nun Deine Kollegen einladen. Klicke dazu einfach auf die Option „Mitglied einladen“ im oberen rechten Teil des Bildschirms. Wenn Du bereits Lizenzen für mehrere Personen erworben hast, wird dies unter der Schaltfläche „Mitglied einladen“ deutlich vermerkt. In jedem Fall befolge einfach die folgenden Schritte und schon kannst Du mit Deinen Kollegen zusammenarbeiten!

  1. Wenn Du auf „Mitglied einladen“ klickst, öffnet sich ein neues Fenster, in dem Du die relevanten Informationen zu den eingeladenen Personen eingeben kannst.
  2. Gib einfach die E-Mail-Adresse ein, die mit dem magicplan-Konto verknüpft ist, sowie einen Namen (dieses Feld ist optional), der für diesen Benutzer im Workspace angezeigt wird.
  3. Nachdem Du alle relevanten Informationen eingegeben hast, klicke einfach auf „Weiter“.
  4. Wie bereits erwähnt, musst Du, wenn Du schon eine ausreichende Anzahl von Plätzen zu vergeben hast, nichts weiter tun, als Deine Kollegen darüber zu informieren, dass eine Bestätigungs-E-Mail an sie gesendet wurde.
  5. Wenn Du neue Plätze kaufst, wirst Du zu einem Formular weitergeleitet, in dem Du die Rechnungsdaten für die von Dir bevorzugte Zahlungsmethode überprüfst oder eingeben kannst.
  6. Nun bist Du fertig! Du hast offiziell weitere Teammitglieder in Deinen Workspace eingeladen und bist damit der Zusammenarbeit ein großes Stück näher gekommen!

 

WICHTIGE INFORMATIONEN: Möchtest Du das Hinzufügen neuer Benutzer zu Deinem Workspace noch einfacher gestalten? Lass unser Vertriebsteam, das für Dich erledigen. Schicke einfach eine E-Mail an sales@magicplan.app und gebe an, wie viele Teammitglieder Du einladen musst und welche Abonnementstufe Du hast, und das Team wird sich um alles kümmern!

 

Verwaltung Deiner Teammitglieder

Jetzt kannst Du mit der Verwaltung dieser Teammitglieder in der Cloud beginnen. Wie im obigen Video beschrieben, ist die Zuweisung von Administratoren bei Bedarf eine wichtige Funktion von magicplan Workspaces.

Dazu musst Du einfach auf „Bearbeiten“ neben dem Namen des Benutzers klicken, nachdem dieser die Einladung zu seinem Workspace angenommen hat. Hier hast Du die Möglichkeit, den Benutzer mit Admin-Rechten auszustatten und ihn bei Bedarf aus dem Workspace zu entfernen. Außerdem kannst Du in diesem Bereich jederzeit die Admin-Rechte entziehen, falls dies erforderlich sein sollte.

Administratoren sind wichtig, weil sie nicht nur die von ihnen im Workspace erstellten Pläne sehen können, sondern auch die Pläne aller anderen Teammitglieder im Workspace. Ohne diese Admin-Rechte können sie nur die Projekte sehen, die sie selbst erstellt und in den Workspace hochgeladen haben!

Teams: Was ist der Unterschied?

Eine häufig gestellte Frage ist „Was ist der Unterschied zwischen einem Workspace und einem Team?“. Das ist eine interessante Frage und wir sind froh, dass Du sie gestellt hast!

Nehmen wir an, Du arbeitest für ein internationales Unternehmen, das alle seine Projekte mit magicplan verwaltet. Du hast Niederlassungen in den USA und Kanada, Europa und Australien. Ein Workspace für alle relevanten Kollegen innerhalb des Unternehmens ist super praktisch. Vielleicht möchte das Management aber auch eine regionale Granularität. Mit Teams kannst Du dies erreichen.

Es gibt noch einen weiteren großartigen Nutzen für Teams. Setzen häufig externe Auftragnehmer ein, um bestimmte Arbeiten an Deinen Projekten auszulagern? Möchtest Du mit diesen Auftragnehmern zusammenarbeiten, aber die Kosten für eine Lizenz von ihnen verwalten lassen? Nutze Teams, um Einladungen zu verschicken, sofern der Empfänger ein Abonnement erwirbt.

Andere nützliche Informationen

  1. Du kannst Sitze für den Workspace auch auf der Registerkarte „Abrechnung“ widerrufen.
  2. ALLE Mitglieder eines Workspace oder Teams müssen die gleiche Abonnementstufe haben, egal ob Sketch, Report oder Estimate.
  3. Jeder Workspace, in dem Du Mitglied bist, erfordert eine eigene Lizenz bei magicplan.
  4. Wenn Du in der Mitte eines Abrechnungszyklus zusätzliche Lizenzen hinzufügst, werden diese anteilig berechnet und mit Deiner regulären Erneuerung abgeglichen, um Mehrfachtransaktionen zu vermeiden.

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